Чтобы подготовить компанию к возможным проверкам, нужно провести ряд мероприятий, которые позволят смягчить возможный ущерб.

1. Разработать инструкции на случай проверки. Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом для секретаря, службы охраны (если таковая есть), сотрудников бухгалтерии и наемных топ-менеджеров должны быть прописаны и доведены отдельные инструкции.

Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации. В таком случае во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.

2. Объяснить права и полномочия проверяющих. Должен быть составлен четкий список документов, которые могут требовать проверяющие, а также лиц, отвечающих за их предоставление.

3. Провести инструктаж с каждым из сотрудников. Необходимо проинструктировать всех сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны, а также озвучить стандартные ответы на вопросы проверяющих. При этом знание персоналом своих прав и обязанностей необходимо регулярно проверять.

4. Организовать грамотное хранение данных. Для хранения первичной документации должно быть отдельное помещение с ограниченным доступом. Важную информацию нужно хранить на удаленных серверах, а данные – шифровать.

Особо "деликатную" документацию лучше хранить у адвоката. Действие норм законодательства об адвокатской тайне может стать дополнительным уровнем защиты от проверяющих инстанций. Для компании, которую проверяют (запрашивают документы, пытаются их изъять, проводят обыск или выемку и т.д.) – это законный повод не предоставлять такие документы.

5. Провести сертифицированный аудит. Профессиональные аудиторы проверят ваш документооборот и посоветуют, какие ошибки нужно исправить.

6. Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста). Необходимо сообщить сотрудникам его координаты, включая номер мобильного телефона. Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.

7. Установить централизованное видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках). Записи обязательно нужно хранить в архиве.

8. Использовать только лицензионное и бесплатное ПО. Если на ПК в компании установлены нелицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все ПК определенный пакет ПО и запретить сотрудникам устанавливать программы без ведома руководства, а также записывать/скачивать что-либо. С такими положениями и приказами должны быть ознакомлены все сотрудники, что подтверждается их подписями.

9. Завести журнал регистрации проверок. В таком журнале проверяющие обязаны будут расписаться.

10. Проверять контрагентов перед заключением сделок. Проблемный (не подает отчетность, находится в процедуре банкротства, в отношении контрагента ведется следствие) контрагент может стать поводом для проверки компании. Последствия от взаимоотношений с ним могут быть весьма тяжелыми: от признания сделок недействительными и налоговых доначислений до проведения следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) вашей компании.