ЮРИСТиЯ - сделай все по закону

ЮРИСТиЯ - советы юристов и адвокатов а также вопросы к ним.
  1. Andy
  2. Sherlock Holmes
  3. Налоги - советы
  4. 23.09.2014
Чтобы подготовить компанию к возможным проверкам, нужно провести ряд мероприятий, которые позволят смягчить возможный ущерб.

1. Разработать инструкции на случай проверки. Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом для секретаря, службы охраны (если таковая есть), сотрудников бухгалтерии и наемных топ-менеджеров должны быть прописаны и доведены отдельные инструкции.

Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации. В таком случае во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.

2. Объяснить права и полномочия проверяющих. Должен быть составлен четкий список документов, которые могут требовать проверяющие, а также лиц, отвечающих за их предоставление.

3. Провести инструктаж с каждым из сотрудников. Необходимо проинструктировать всех сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны, а также озвучить стандартные ответы на вопросы проверяющих. При этом знание персоналом своих прав и обязанностей необходимо регулярно проверять.

4. Организовать грамотное хранение данных. Для хранения первичной документации должно быть отдельное помещение с ограниченным доступом. Важную информацию нужно хранить на удаленных серверах, а данные – шифровать.

Особо "деликатную" документацию лучше хранить у адвоката. Действие норм законодательства об адвокатской тайне может стать дополнительным уровнем защиты от проверяющих инстанций. Для компании, которую проверяют (запрашивают документы, пытаются их изъять, проводят обыск или выемку и т.д.) – это законный повод не предоставлять такие документы.

5. Провести сертифицированный аудит. Профессиональные аудиторы проверят ваш документооборот и посоветуют, какие ошибки нужно исправить.

6. Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста). Необходимо сообщить сотрудникам его координаты, включая номер мобильного телефона. Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.

7. Установить централизованное видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках). Записи обязательно нужно хранить в архиве.

8. Использовать только лицензионное и бесплатное ПО. Если на ПК в компании установлены нелицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все ПК определенный пакет ПО и запретить сотрудникам устанавливать программы без ведома руководства, а также записывать/скачивать что-либо. С такими положениями и приказами должны быть ознакомлены все сотрудники, что подтверждается их подписями.

9. Завести журнал регистрации проверок. В таком журнале проверяющие обязаны будут расписаться.

10. Проверять контрагентов перед заключением сделок. Проблемный (не подает отчетность, находится в процедуре банкротства, в отношении контрагента ведется следствие) контрагент может стать поводом для проверки компании. Последствия от взаимоотношений с ним могут быть весьма тяжелыми: от признания сделок недействительными и налоговых доначислений до проведения следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) вашей компании.
  Kiev, Kyiv city, Ukraine
Visit 
Комментировать
There are no comments made yet.


There are no replies made for this post yet.
However, you are not allowed to reply to this post.

Видео

Смотреть все видео